Tecnologias que atrapalham

Planilhas eletrônicas e dados descentralizados

Uma situação que chama atenção no varejo por todo o Brasil é a quantidade de planilhas eletrônicas utilizadas na gestão das empresas, sendo a mais famosa o EXCEL, que domina as controladorias e as reuniões de gestão.

Temos vistos planilhas para controle das próprias planilhas…

No primeiro momento uma solução mágica, porém, com o passar do tempo e a grande quantidade de dados, a situação poderá se complicar e muitos dificultadores e novas planilhas surgirão.

Em um varejo normal o sistema de gestão (ERP) tem praticamente todos os dados de que o empresário precisa para criar cenários e administrar a empresa, mas então, porque as planilhas?

PLANILHAS

As planilhas vieram para fazer cálculos, cruzar informações e facilitar a edição de dados. Excel, Google Sheets ou LibreOffice são “naves-espaciais” nas mãos de especialistas e tem grande valia. Imagine somar 2.000 linhas em um único comando ou realizar um famoso PROCV e ter o cruzamento das informações de forma rápida e segura. Isso é show! Planilhas são importantes e não falaremos nada diferente disso, gostamos delas para as funções certas.

O problema das planilhas começa na construção!

INTEGRAÇÃO

Criar uma planilha exige integração de dados e normalmente estes dados estão no sistema de gestão. E o retrabalho começa agora, a integração e duplicação de dados! A famosa integração de dados ou extração de dados é manual e trabalhosa e exige conhecimentos técnicos de TI para ser realizada com segurança.

Muitas vezes temos planilhas para controle de outras planilhas para garantir que a integração foi feita corretamente. Isso gera muito retrabalho, insegurança e dificuldade para manter históricos das integrações, pois os dados ficam frios, distantes da movimentação.

CONTROLES E SEGURANÇA

Levando em consideração que os dados foram integrados, temos que ajustar essa informação na planilha, em linhas e colunas, e isso é realizado manualmente. Todos nós somos humanos e estamos factíveis a falhas que podem passar despercebidas, alterando assim os resultados.

Isso gera muito, novamente, retrabalho, e as vezes duas pessoas conferindo os dados e gerando informações para ter certeza que o resultado da extração de dados foi realizada corretamente. Além disto, nesta hora não temos o controle de acessos, abrindo a planilha temos 100% dos dados à disposição.

DIFICULTADORES

• Integração: retirar os dados do ERP de forma pouco automatizada.
• Frieza dos dados: dados distantes do ERP, integrados uma única vez com a movimentação.
• Falta de segurança: Acesso a planilha permite acesso a todos os dados, e um erro de edição pode passar despercebido por muito tempo.
• Histórico de versões: As alterações e ajustes realizados no passado não tem histórico.

Outra questão, além dos dificultadores acima, é que cada setor, cada gerente, costuma criar a sua planilha e os dados DESCENTRALIZADOS se perdem. A venda que saiu de uma única fonte, a Frente de Caixa (PDV), agora está distribuída pela empresa e cada setor pode trabalhar com um número. Informação fria e descentralizada que pode impactar decisões. Para que isso não aconteça é necessária a utilização de tecnologia. Sem a ferramenta correta, certamente muito tempo será perdido. Uma perda silenciosa não percebida por quase totalidade dos empresários.

O cenário que precisa ser alterado:

·       Retrabalho   ·       Insegurança

·       Perda de Horas   ·       Descentralização de Dados

Muitas ferramentas se propõem a ajudar na integração de dados, construir cenários, DRE, fluxo de caixa e painéis, mas como podemos automatizar tudo isso. Esse é um desafio, pois o varejo é dinâmico.

Como especialistas no assunto, sabemos que as vendas de ontem, amanhã podem aumentar, porque um caixa estava fora da rede, a nota fiscal que entrou foi devolvida no dia seguinte e uma série de outras ações que impactam a integração de dados.

Neste cenário, conhecer as ferramentas que ajudam a centralizar os dados e dar segurança é muito importante. Em breve escreveremos outro artigo, apresentado os diferenciais desta ferramentas que podem contribuir com o varejo.