Administração de despesas no supermercado garante a competitividade

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Baixa eficiência, perda de vendas entre outros fatores podem levar o supermercado às altas despesas, situação que deve ser equilibrada rapidamente.

As despesas dos supermercados têm um ritmo de crescimento natural. O grande problema é quando elas crescem mais do que as vendas, o que precisa ser tratado rapidamente para que se alcance novamente o equilíbrio.

Temos nos deparado com empresas em que o comercial é forçado a aumentar as margens para cobrir o aumento de despesas. Isso pode ser feito, mas há um limite que é o risco de perda de competitividade.

Em supermercados de diversos cantos do país é bem comum que essa responsabilidade seja atribuída ao comercial sem que se tenha feito a lição de casa na redução de despesas.

Despesas insustentáveis

Entre os principais fatores que permitem chegar a despesas insustentáveis nos supermercados, destacam-se os seguintes:

Falta de orçamento – Se não há um nível esperado de despesas é mais difícil definir se o realizado é danoso;
Falta de referência ou comparativo – Quais são as despesas de quem executa as melhores práticas? Sua empresa está acima ou abaixo destas referências? Qual seu benchmarking?
Ausência de controle – Se o supermercado não contar com um processo bem estruturado e indicadores específicos para acompanhar constantemente as despesas, dificilmente alcançará a excelência.
Responsabilização e engajamento – Sem um “dono”, um responsável pelos indicadores, as despesas dificilmente serão bem geridas. Além disso, as equipes precisam ser envolvidas nos processos de controle e conscientizadas sobre as causas que levam às altas despesas. Assim elas poderão atuar melhor na redução e manutenção das conquistas.

Resumindo, a baixa eficiência leva às despesas altas. A seguir, alguns cases negativos de situações que nos deparamos no mercado:

Despesas de Logística (Centro de Distribuição e frota): superiores a 2,5%, quando poderiam ser inferiores a 1,5%;
Despesas administrativas (também chamadas de despesas corporativas ou de central): 2,6%, bem superiores à variação entre 1,5% e 1,8% recomendável;
Despesas operacionais: 22% maiores do que a variação entre 17% e 18% suportáveis.

O fator mais relevante não é o quão altas estão as despesas, mas sim como reduzi-las. Isso só é possível com conscientização, entendendo as estratégias da empresa.

Ganho de produtividade

Em muitos casos, quando se fala em despesas, logo vem à mente as despesas de pessoal, pela sua relevância. Nesse caso, o método mais eficaz e seguro a ser usado é o ganho de produtividade. Isso porque aquela ideia de “passar o facão” traz um grande risco: ao se fazer cortes e reduções sem um olhar mais técnico e crítico, pode-se perder nível de serviço e desagradar o consumidor, o que definitivamente, não interessa a ninguém. Aumentar a eficiência da equipe é o primeiro passo rumo à redução das despesas com pessoal.

O passo seguinte é garantir processos mais otimizados, com a automação de rotinas e um trabalho mais técnico e metrificado. O uso de algoritmos mais inteligentes para elaboração de escalas de pessoal, a administração sistematizada de tarefas e o controle de disciplina na execução e fortalecimento dos líderes são algumas das iniciativas que podem levar à maior produtividade.

O lado bom é que a maior produtividade permite escolher entre dois caminhos: a redução de despesas ou o aumento do nível de serviço ao consumidor. E não há uma alternativa correta, só depende do patamar atual de resultados da empresa e de seus objetivos.

Reduzir despesas e mantê-las bem administradas é um dos grandes segredos para se manter competitivo. Em tempos difíceis como temos vivido, isso pode ser a diferença entre a perenidade e o insucesso.

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